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档案业务培训课件一
文章来源:本站编辑浏览量:4899次时间:2011-05-12责任编辑:网站管理员

文件与文件处理工作

杨道党

内容提要本讲主要内容包括文件的定义、特点、作用与分类;常用文件的种类与应用;文件处理的基本程序、行文规范与组织管理;文件的格式标准与制作要求。

本讲座讲的“文件”专指用纸张制作的书面文件。当今社会,文件是任何一个党政机关、社会团体、民主党派、企业、事业单位依法行政和进行公务活动不可缺少的重要工具,是上情下传、下情上报、左右联系的一种基本的工作手段,即使进入信息化时代,纸介质文件的独特作用仍将不可替代,仍然是人们办事的最终依据和原始凭证。学习掌握文件与文件处理的基本知识与基本技能,熟悉党和国家有关文件与文件处理工作的规定与规范,既是机关文秘工作人员的必修课,也是档案管理人员提高档案业务素质不可缺少的一门基础课。

第一讲 

文件的定义、特点、作用与分类

一、文件的概念

文件是指党政机关、社会团体、民主党派、企业、事业单位在行使其法定的社会职能、管理活动或者联系、商洽工作的过程中,根据需要按照规范的体式和规定的程序制作而成的具有法定效力和现行效用的书面文字信息记录。

“文件”这一概念可从以下五个方面进行理解:

(一)文件出自法定的作者。这些作者包括依法成立的国家、党政机关、社会团体、民主党派、企业、事业单位及其负责人、因某种事项而与法人联系的个人(以下简称机关单位)。

(二)文件是一种管理工具。通过文件可以领导、指导生产、经营、科研、教学、工作并宣传教育人民群众等。

(三)文件具有法定的效力和现行效用。一方面,文件必须遵守国家法律法规,符合党和国家的路线、方针和政策,符合国家对发文责任者职责权限和活动范围的规定。一方面,公文一旦发出,有关单位和个人必须予以遵守,且需要办理的要尽快办理,需要贯彻执行的要认真贯彻执行。

(四)文件有严格的处理程序和规范的体例格式。党和国家对文件的体例格式、处理程序和办理方法有严格的规定,任何单位和个人都要严格遵守。否则,文件将难以正常运行,发文者的意图也将难以如期实现。

(五)文件是一种书面文字形式的信息记录。这一信息记录形式已经延续了几千年,至今仍然起着记录和传递信息的重要作用,但这种形式与语言和现在的图像、电子等信息记录形式则有着很大的区别。

二、文件的五个特性

(一)鲜明的政治性。这是文件的灵魂,由使用文件的机关单位的性质及其活动情况所决定。每一个机关单位制发文件,都要认真贯彻执行党和国家的路线、方针和政策,有利于推动国民经济和社会的发展,有利于构建社会主义和谐社会。

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